VIVET Evaluatie 2021-2024

Aanleiding

VIVET helpt gemeenten, provincies en het Rijk met de data die ze nodig hebben voor de energietransitie. Dat doen we o.a. door het maken van nieuwe datasets, het maken van begrippenkaders en het uitvoeren van onderzoek. VIVET pakt alleen projecten op die nog niet eerder gedaan zijn, en in principe eenmalig: als er behoefte is aan een meerjarig product, moet het ergens buiten VIVET geborgd worden.

Het beeld bestond dat die borging erg problematisch was: het zou niet goed lukken om succesvolle producten buiten VIVET te beleggen. Om erachter te komen hoe groot het probleem daadwerkelijk is, en wanneer het zich voordoet, is een evaluatie gedaan van alle VIVET-projecten van 2021 tot en met 2024, in totaal bijna 50 projecten. Deze memo beschrijft de aanpak, de resultaten en de aanbevelingen van deze evaluatie.

Aanpak

Er is een overzicht gemaakt met alle projecten die van 2021 tot en met 2024 binnen VIVET zijn uitgevoerd. Voor elk van die projecten is aan de projectleiders en andere betrokkenen (zoals gebruikers) gevraagd wat het project heeft opgeleverd, hoe het project geland is, wat er goed ging, en wat er beter gekund had.

Daarna is er een analyse gedaan van alles wat is opgehaald. Daarbij bleek al snel dat de inzichten die uit deze evaluatie naar boven komen breder zijn dan borging: ook over samenwerking en het projectleiderschap zijn waardevolle lessen te trekken.

Omdat het doel van deze evaluatie is om te leren van het verleden, en niet om te ‘namen en shamen’ over de momenten dat dingen anders liepen dan verwacht, zijn er geen herleidbare voorbeelden van projecten terug te vinden in dit stuk. Die situaties liggen uiteraard wel ten grondslag aan alles wat in deze memo staat.

Wat valt op

Het gaat verrassend vaak goed

VIVET-projecten zijn altijd nieuwe projecten, met vaak nieuwe werkwijzen, en nieuwe mensen om mee samen te werken. Het is verre van vanzelfsprekend dat zo’n project goed van de grond komt. Juist omdat veel nieuw is, is er altijd het risico van onvoorziene verrassingen: data die toch van mindere kwaliteit blijkt te zijn dan vooraf gehoopt, veel meer handwerk dan oorspronkelijk verwacht,  verschillende organisatieculturen met verschillende logica, etc. Toch lukt het meestal om een bruikbaar eindproduct op te leveren.

Dat heeft voor een belangrijk deel te maken met de betrokkenheid van de mensen: iedereen die bij VIVET-projecten betrokken is, wil graag dat het een succes wordt, staat open voor samenwerking tussen de organisaties, en wil graag dat we met data de energietransitie een stukje verder helpen. Die betrokkenheid zorgt ervoor dat mensen ook doorgaan als het lastig wordt. Daarnaast helpt het als een project een sterke projectleider heeft[1], die ernaar streeft om het project tot een succes te maken.

Het proces blijkt in praktijk soms taai

Praktisch iedereen ziet de grote meerwaarde van de samenwerking tussen RVO, Kadaster, CBS en PBL. Toch blijkt die samenwerking in praktijk soms lastiger dan verwacht, zeker als het gaat om grotere projecten waar de organisaties sterk van elkaar afhankelijk zijn in uitvoering en planning. Soms ligt dat aan praktische hobbels (uitwisseling van data is soms lastig, en data van de ene organisatie sluit niet altijd naadloos aan op data van de andere organisatie), soms aan verschillen in organisatiecultuur of financieringsstructuur. Tegelijkertijd: dat is ook precies waarom dit soort projecten binnen VIVET worden opgepakt, en niet als reguliere opdracht door de ministeries worden uitgezet.

Ook zou het goed zijn als de eindgebruiker tijdens het proces meer is aangehaakt. Dat vraagt van twee kanten iets. Aan de ene kant moet de projectleider tijdens de uitvoering van het project met enige regelmaat contact hebben met de eindgebruiker om na te kunnen gaan of datgene wat ontwikkeld wordt, de eindgebruiker ook daadwerkelijk helpt. Aan de andere kant moet de eindgebruiker actief meedenken tijdens het proces, wat uiteraard meer tijd en energie vraagt dan eenmalig een vraag stellen.

Vaak blijkt het een proces van kleine stapjes in de goede richting te zijn. Dat is soms frustrerend voor de betrokkenen, die door hun gedrevenheid graag veel sneller en grootser zouden willen. Maar die gestage stappen in de goede richting zorgen er wel voor dat er aan het einde van het project meestal een zeer bruikbaar eindresultaat met mooie nieuwe inzichten ligt. Het gaat zelden zo snel en makkelijk als vooraf gehoopt, maar het gaat uiteindelijk wel.

Nog een complicerende factor is dat zowel individuele organisaties als de mensen vaak overvraagd zijn. Er is altijd meer werk dan tijd, en dat maakt het soms lastig, zeker als een project meer tijd vraagt dan vooraf ingeschat, of als de planning uitloopt. Dit vraagt van de managers dat ze de tijd en bemensing die voor de VIVET-projecten geraamd wordt beschermen, zodat de geplande tijd en capaciteit ook daadwerkelijk beschikbaar is.

Borging gaat heel vaak goed

De borging van projecten gaat heel vaak goed. Niet altijd, maar wel veel vaker dan voor deze evaluatie in beeld was. Die beeldvorming heeft er waarschijnlijk mee te maken dat een project waarbij de borging problematisch is, veel vaker in overleggen besproken wordt dan een project waarbij de borging makkelijk liep. Is de borging problematisch, dan wordt er uitgebreid overlegd (in het operationeel beraad, het gebruikerspanel en het OGON [2] over hoe een project alsnog geborgd kan worden. Is de borging eenvoudig, dan blijft het vaak bij een mededeling en een linkje naar de plek waar het resultaat gevonden kan worden, en haalt het meestal het OGON niet.

Succesvolle borging is de afgelopen jaren bijvoorbeeld gebeurd door resultaten op te nemen in de Regionale klimaatmonitor (Regionale klimaatmonitor | Klimaatmonitor)  of DEGO (Datavoorziening Energietransitie Gebouwde Omgeving ), of door het vervolg mee te laten lopen in de reguliere opdracht aan organisaties. Soms hoeft er niets geborgd te worden, omdat de conclusie is dat we hier niet verder mee gaan. Zeker bij verkenningen is dat geen probleem, want zo’n verkenning is er juist vaak om te weten of we iets met een onderwerp moeten en kunnen doen of niet. En soms hoeft iets maar eenmalig te gebeuren om langjarig effect te hebben, bijvoorbeeld het verbeteren van een rekenmethodiek.

Borging is makkelijker als het in de reguliere opdracht van een bestaande organisatie mee kan lopen. Op het moment dat datgene wat geborgd moet worden niet logisch bij een van de partnerorganisaties past, is het vaak lastiger.

Daarbij komt dat de projecten die niet goed geborgd waren, vaak uit de oudere jaren zijn. Dat doet vermoeden dat we als netwerk dingen geleerd hebben.

Aanbevelingen voor de toekomst

Uit de evaluatie komen een aantal aandachtspunten voor de toekomst naar voren.

Ten eerste: koester het netwerk. VIVET en alle projecten staan of vallen met de mensen. Dat betekent praktisch drie dingen

• Gebruikers moeten nauwer betrokken zijn, zowel bij de vraagarticulatie als bij de uitvoering van een project. Dat zorgt er voor dat de behoeften van de gebruiker doorlopend worden meegenomen, en de projectleider tussentijdse resultaten bij de gebruiker kan toetsen, wat ten goede komt aan de gebruikerstevredenheid. Dat gaat verder dan betrokkenheid van IPO, VNG, NPRES en NPLW. Zij blijven uiteraard aangehaakt, maar daarnaast zullen bij sommige projecten ook individuele provincies of gemeenten betrokken worden.  Dit zal ook als punt in het startdocument worden opgenomen.
• Omdat de projectleider een belangrijke succesfactor voor een project is, zal er met nog meer aandacht een bewuste keuze voor enthousiaste projectleider gemaakt worden. Dat hoeft niet per se een uiterst ervaren projectleider zijn. Een meer junior of medior projectleider met een flinke dosis enthousiasme en een senior die als achtervang en vraagbaak functioneert, kan ook een prima combinatie zijn.
• Er ligt een belangrijke rol voor de managers van de VIVET-partijen om ervoor te zorgen dat er voldoende menskracht met de juiste kennis en vaardigheden (of met de bereidheid om dat vlot te leren) is voor het uitvoeren van de projecten.

Ten tweede moet er meer aandacht komen voor de ‘achterkant’ van een project. Het is aanlokkelijk om te denken dat een project klaar is als het eindrapport er is, maar praktisch altijd is er na afloop nog aandacht nodig voor zaken communicatie, borging, een webinar, en eventuele andere vervolgstappen. Dit zal nadrukkelijker worden meegenomen in de bila’s en in het operationeel beraad.

En tenslotte: waardeer de gestage stappen in de goede richting, ook al zijn ze minder groot dan je vooraf misschien gehoopt had. Samenwerking tussen verschillende organisaties aan data voor de energietransitie is een taai traject. Het feit dat we daarin samen vooruitkomen en leren, mag zeker gewaardeerd worden.